AV checklist evenementenlocatie: dit controleer je vooraf

Direct antwoord

Voordat je een evenementenlocatie vastlegt, controleer je zeven dingen die bepalend zijn voor je av-productie: de stroomvoorziening, de laadroute, de lift, de akoestiek, de mogelijkheid tot verduistering, het internet en de plafondhoogte. Deze punten zijn later moeilijk of niet meer te veranderen. Een zaal die op de foto perfect lijkt, kan op al deze vlakken tegenvallen. Loop de checklist hieronder langs voordat je tekent, niet op de dag zelf.

Gebruik deze gids als afvinklijst bij een bezichtiging of als vragenlijst richting de locatie.

Waarom je dit vooraf checkt

De techniek past zich aan de zaal aan, niet andersom. Ontdek je pas op de opbouwdag dat de stroom niet toereikend is of dat er geen lift is, dan sta je voor een probleem dat niet meer op te lossen is binnen je tijd en budget. Een goede locatiecheck vooraf haalt die verrassingen weg. Het uitgebreide artikel over een locatie technisch controleren gaat dieper op de aanpak in.

De checklist

1. Stroom

Stroom is de basis waar alles op draait, en tegelijk een van de meest onderschatte punten.

• Hoeveel aparte groepen heeft de zaal en waar zitten de stroompunten
• Is er voldoende capaciteit voor beeld, licht en geluid samen
• Zijn er zware verbruikers die een eigen voorziening nodig hebben
• Waar komt de techniek te staan ten opzichte van de stroompunten

2. Laadroute

Alle techniek moet de zaal in en na afloop weer eruit.

• Is er een laad- en losplek dicht bij de ingang
• Hoe ver is het van de auto naar de zaal
• Zijn er drempels, trappen of smalle deuren onderweg
• Zijn er tijdvakken waarin laden en lossen wel of niet mag

3. Lift

Als de zaal niet op de begane grond ligt, is de lift bepalend.

• Is er een lift die groot genoeg is voor de techniek
• Wat is de maximale afmeting en het gewicht
• Is de lift beschikbaar tijdens opbouw en afbouw
• Zo niet, hoeveel extra tijd kost de trap

4. Akoestiek

De akoestiek bepaalt hoe verstaanbaar je sprekers zijn.

• Is de ruimte galmend, met veel harde oppervlakken zoals glas en beton
• Zijn er storende geluiden van buiten of van naastgelegen zalen
• Hoe hoog en hoe leeg is de ruimte, want dat versterkt galm

Een galmende zaal vraagt om een doordachte geluidsopstelling. Hoe je de verstaanbaarheid borgt, lees je in de oplossing rond geluid en verstaanbaarheid.

5. Verduistering

Voor projectie en voor sfeer moet je het licht kunnen sturen.

• Zijn er ramen en hoe groot zijn ze
• Is er verduistering aanwezig, zoals gordijnen of rolluiken
• Hoe is het licht op het tijdstip van je programma, niet alleen bij binnenkomst
• Kun je het zaallicht per zone dimmen

Controleer dit op het juiste moment van de dag, want middaglicht is anders dan ochtendlicht.

6. Internet

Voor een stream of hybride event is de verbinding cruciaal.

• Is er een vaste, bekabelde verbinding beschikbaar
• Kun je die apart gebruiken, los van de wifi voor gasten
• Wat is de uploadsnelheid
• Waar komt het aansluitpunt uit ten opzichte van de techniek

7. Plafondhoogte

De hoogte bepaalt wat je met beeld en licht kunt.

• Hoe hoog is het plafond op de plek van het podium
• Kun je licht en doeken ophangen, of alleen op standaards werken
• Is er ruimte voor beeld dat ook achterin zichtbaar is
• Zijn er obstakels zoals balken, kroonluchters of luchtkanalen

Overzicht per onderdeel

Onderdeel	Belangrijkste vraag	Risico bij tegenvallen
Stroom	Genoeg groepen en capaciteit	Uitval midden in het programma
Laadroute	Dicht bij en toegankelijk	Extra tijd en mankracht
Lift	Groot genoeg en beschikbaar	Alles via de trap
Akoestiek	Galm en storend geluid	Onverstaanbare sprekers
Verduistering	Ramen en dimbaar licht	Bleek of onleesbaar beeld
Internet	Vast en apart bruikbaar	Haperende livestream
Plafondhoogte	Ruimte voor beeld en licht	Beperkte beeldhoogte

Veelgemaakte fouten

• Een locatie vastleggen op basis van foto’s zonder bezichtiging
• De laadroute en lift niet checken bij een zaal boven de begane grond
• Alleen op de wifi van de locatie vertrouwen voor een stream
• Het licht beoordelen bij binnenkomst in plaats van op het piekmoment
• De akoestiek onderschatten in een galmende, lege ruimte
• De stroomcapaciteit niet uitvragen en op één groep belanden

Wat regelt HuurAV

HuurAV controleert de locatie samen met jou of namens jou en vertaalt de bevindingen naar een opzet die past. Wij verzorgen advies, levering, opbouw, installatie, de begeleiding tijdens je programma en het ophalen na afloop. We stemmen de techniek af op de stroom, de akoestiek, het licht en de hoogte die de zaal daadwerkelijk biedt, en signaleren vooraf wat aandacht nodig heeft. Je hoeft zelf geen technische kennis te hebben: welke informatie een goede av-partner van je wil weten, lees je in het artikel over informatie voor je av-partner. Voor het hele traject rond je bijeenkomst zie je de dienst bedrijfsevenementen, en voor een strak programma met sprekers de dienst presentaties en congressen.

Wie zelf apparatuur wil huren en de locatiecheck zelf doet, kan direct terecht bij SpeakerVerhuur.nl.

Volgende stap

Heb je een locatie op het oog, maar wil je zeker weten dat je av-productie er past? Laat je opzet controleren, dan lopen we de zaal en deze checklist samen na. HuurAV werkt in Amsterdam en omgeving en zorgt dat de techniek klopt met de ruimte, van eerste bezichtiging tot afbouw.